Vad gör vi?

Vad gör en Lönespecialist?

Vad gör en lönespecialist

Löneadministration handlar inte bara om att stämpla tidrapporter och skicka lönespecifikationer. Nuförtiden krävs systemtekniska kunskaper, förmåga att hantera flera olika löne-och tidrapporteringssystem, framställning av scheman samt beräkning av ersättningar enligt aktuella kollektivavtal. Kunskap inom förmånsberäkningar samt pensionsberäkningar ingår också i lönespecialistens roll.

Som lönespecialist krävs god samarbetsförmåga men det är också viktigt att kunna arbeta självständigt och ta eget ansvar för sina arbetsuppgifter. Eftersom lönespecialisten arbetar med den enskilda människans lön, som också är en del av företagets största kostnad, är det väldigt viktigt att arbetet sker konfidentiellt.

Rådgivande roll.

En lönespecialist ingår ofta i nätverk, besöker seminarier och är angelägen om att få kontinuerliga uppdateringar inom löneområdet. Dagligen besvarar en lönespecialist frågor via inkommande telefonsamtal och mejl. Kärnkompetensen är löneberäkning men yrkesrollen innehåller även andra områden – ofta har lönespecialisten en rådgivande funktion inom företaget.

Varje dag sker avstämning med personal och chefer. Lönespecialisten tilldelas aktuella uppgifter, som framställning av specifika listor och rapporter gällande exempelvis semesterskulder, bokföringsordrar och arbetsgivaravgifter. Det kan också inbegripa ingående lönestatistik inför en lönerevision. Varje månad rapporterar lönespecialisten statistik till Statistiska Centralbyrån och övriga institut. Lönespecialisten sköter företagets förmåner samt beräknar sjukfrånvaro och semesterersättning. Arbetet innefattar också anmälan av sjukfrånvaro till Försäkringskassan samt hantering av högriskskydd och införsel.

Brett kompetensområde

Yrkesrollen innefattar ett nära samarbete med företagets HR- och ekonomiavdelning. Ofta skriver lönespecialisten arbetsgivarintyg till de medarbetare som slutat inom företaget. Likväl får denne registrera nyanställningar, avslut, förändringar av löneuppgifter till Collectum samt vara uppdaterad på och förklara skillnaden mellan ITP1 och ITP2. Lönespecialisten förväntas också besvara personalens frågor, som exempelvis vad en tiotaggare är. Personen ska också göra avstämningar inför årsskiftet, se till att systemen är uppdaterade och säkerställa att samtliga av företagets medarbetare har aktualiserade skattetabeller. Skatteverket ska också erhålla relevanta uppgifter.
Senast den 31 januari varje år ska medarbetarnas bruttolöner från föregående år anmälas till Fora. Uppgifterna ska kontrolleras och stämmas av. I februari gör lönespecialisten en semesterårsuppdatering för de som har innevarande semesterår januari – december. Det betyder att överskjutande semesterdagar sparas eller utbetalas enligt gällande regler samt att personalen får nya semesterdagar att tillgå.

Har löntagaren semesterår mars – april finns det olika varianter på intjänandeperiod. Ibland är den släpande, vilket innebär att löntagaren måste jobba in sina semesterdagar innan de kan tas ut. Enligt semesterlagen har alla rätt till minst 25 dagar ledigt. Det innebär dock inte att alla dagar är betalda utan det beslutas via kollektivavtal eller företagets regelverk.

Jobbar löntagaren deltid och är ledig en extra dag varje vecka har denne en så kallad semesterkvot. För en semesterdag dras det 1,25 dagar, beroende på vilken semesterkvot löntagaren har. Detta görs för att jämna ut antalet dagar så att de som exempelvis arbetar tre dagar varje vecka inte ska kunna ta semester under en längre period än de som arbetar heltid. Semesterersättningen blir dock densamma som vid femdagarsarbetsvecka. Detta ligger på lönehandläggarens bord och självklart är det väldigt viktigt att uppgifterna stämmer.

Undvik dyra misstag

Personalkostnader är företagets största utgiftspost. För ett företag som omsätter 50 miljoner kronor och har en felmarginal på en procent vid hantering av löner, semester, sjukfrånvaro, föräldraledighet etc. blir denna extra kostnad betydande. Lönehantering är en viktig och stor post inom alla företag. Gör rätt från början för att undvika onödigt krångel och kostnadskrävande misstag.